レンタルスペース

レンタルスペースでシンポジウムを成功させるコツ



「シンポジウム」は、なんらかのテーマについて異なる複数の立場から意見を述べあい、質疑応答を繰り返しながら討論していく会議の形をいいます。語源はギリシア語で「饗宴」を意味する symposin とされます。またこの単語はsympinein 「いっしょに酒を飲む」から派生したとされます。何やら酔っぱらい同士の居酒屋談義をイメージさせますが、もちろん現在のシンポジウムはふつう、お酒が入るのは終了後です。

こんにちのシンポジウムは、政治問題や学術的な議論のためなどに、新聞社や政治団体、学会などが主催する公開討論の形でおこなわれます。基調講演をおこなったあと、パネルディスカッションで討論という形式が多くとられます。

 
シンポジウム・学会の開催には大規模施設が必要

シンポジウムや学会を開催するためには、何種類もの異なった用途・目的を持つスペースが必要であり、スムーズな運営のためにはそれらをひとつの建物に収容している施設が望ましいでしょう。

必要なスペースは、

 
  • シンポジウムのメイン会場(演壇・ステージと観客席)
 
  • ワークショップ会場や分科会場
 
  • ミーティングルーム
 
  • パネリスト控室
 
  • 休憩室
 
  • 昼食会場
 
  • レセプション会場


といったものになります。これらはひとつの建物内、さらにできればひとつのフロアに収まっていると運営上有利です。

さらに国際的なものなど、シンポジウムの性格によっては、

 
  • オーディオヴィジュアル装置とコントロールルーム
 
  • 同時翻訳ブース
 
  • プレスルーム

などが必要になることもあります。

これだけのスペースを擁している施設はとうぜんかなり大規模になります。「コンベンションセンター」、「カンファレンスセンター」と称されるような大型施設で対応します。あるいは、4年制総合大学であれば、大講堂と中小の教室がありますので、対応可能でしょう。





 

シンポジウム向け施設は交通至便の地に



上記のような多機能を集約した大規模施設は、当然のことながら大都市圏の交通の便が良いところに見られます。大学に関しては郊外のやや広いキャンパスに移転しているケースもあるのでこの限りではありませんが、明治大学や法政大学のように「都市型大学」のスタイルを貫いているところもあります。

民間のレンタルスペース業者が提供しているコンベンションセンターやカンファレンスセンターは、メジャーなターミナル駅の至近にあることがほとんどです。国際シンポジウムに対応するため、鉄道網のターミナルとしてだけでなく、空港からのアクセスも良いところがよく使われます。

たとえば東京の都心、丸の内・大手町です。山手線、中央線をはじめ、東北線や常磐線なども乗り入れるようになったJR東京駅、東京メトロや都営地下鉄も乗り入れています。JR東京駅と皇居にはさまれたエリアには、都営三田線大手町駅、東京メトロ千代田線二重橋前駅、大手町駅、半蔵門線大手町駅、東西線大手町駅、丸ノ内線東京駅、JR総武線東京駅、京葉線東京駅といった多数の駅が見出されます。羽田空港からちかいことは言うまでもないことですし、成田空港からもJR東京駅反対側の八重洲口付近から高速シャトルバスが利用可能です。

 
成功させるなら民間のレンタルスペース業者

それなりに長い歴史を持っている学会であれば、研究発表の大会であれシンポジウムであれ、その学会自体が運営のノウハウを蓄積していますので、関係筋の大学のスペースを格安で借り受けて会を成功させることができるでしょう。

アカデミックな学会以外で、大学との好意的なコネクションが特にない民間団体の場合はそうもいきません。その場合は、民間の貸し会議室業者、レンタルスペース業者を活用することがおすすめできます。その理由を示してまいります。

 
あらゆるニーズに対応するスペースが利用可能

丸の内・大手町にある施設は大規模で、上に挙げた「シンポジウムのメイン会場」、「ワークショップ会場」・「分科会場」、「ミーティングルーム」、「パネリスト控室」、「休憩室」、「昼食会場」、「レセプション会場」、「オーディオヴィジュアルコントロールルーム」、「同時翻訳ブース」、「プレスルーム」などはすべてワンフロアで利用可能です。

規模の大小、形式のいかんを問わず、あらゆるシンポジウムに対応します。

 
必要な設備・機材がそろっている

シンポジウムには、資料や映像・画像を映しだすスクリーンやプロジェクター、会場内の照明、音声を流したりやりとりを通じたりする音響機器、有線・無線のネット通信環境などが必要になります。丸の内・大手町にあるような大型コンベンションセンターは、ハイクオリティなオーディオヴィジュアル装置も含めて機材が充実しています。

同時翻訳ブースもあり、メイン会場との間での音声連絡をおこないます。照明、映写、音声はコントロールルームで一元管理・操作されます。

録音・録画装置の持ち込みに対応したプレスルームもそなわっています。




 

シンポジウムの性格に応じたレイアウトも自在



メイン会場は1,500平方メートルちかくもある広大なスペースで、演壇も大きくなっています。

そのため、「第1部の基調講演は演壇中央に発表者用テーブル」、「第2部のパネルディスカッションでは長テーブルを演壇両翼にハの字型に配置」といったようにレイアウトを変えながらの対応が可能です。

 
記録を残すサービス、多言語サービスにも対応

シンポジウムをおこなう以上は、なんらかの形で記録を残すでしょう。録画したものを公開することもあるでしょうし、書籍にして公刊することもあるでしょう。

そうした記録を作成するために、録画・録音する必要が生じます。コンベンションセンターはもちろん、そのために必要な機材を利用可能です。

また、録画や録音をもとに文字ベースの記録を作成していくために、映像や音声を「文字起こし」する作業が必要になることもあります。この作業は意外にたいへんで、ある程度訓練を積んだ人でも「録音データ時間の3倍」はかかると言われます。短時間のデータならともかく、2時間も3時間もあるような録音データを文字起こしするのはさすがにたいへんです。

そのため、文字起こしの作業をおこなう専門の業者があります。文字起こしが必要ならそのような業者を利用した方が楽で安上がりです。レンタルスペース業者自身が直接このサービスを提供することはほとんどないでしょうが、提携している業者の中から、プライバシーポリシーを明示して政府から「Pマーク」認証を受けている、機密保持の面で安心できるところを紹介してもらえます。

また、海外からの参加者もあって英語その他の外国語も使われるシンポジウムだと、同時通訳者が必要になることもあります。大きな国際会議ですと、メインの会議室とは別に同時通訳者が何人か詰めるブースが用意され、そこから翻訳された発言が流される形を目にします。

翻訳・通訳についても、もちろん主催者が自力で探して依頼してもいいのですが、レンタルスペース業者の方からも紹介することができます。

 
シンポジウムの企画デザインを手伝ってくれるコンシェルジェも

経験・実績がゆたかなレンタルスペース業者だと、会議の企画を細部にいたるまでデザインする手伝いをしてくれるコンシェルジェがいることがあります。

経験が豊富で、シンポジウムを成功させるために何が必要か熟知しています。そのため、シンポジウムの準備に必要な情報提供、会場のレイアウト提案、利用した方がいい備品などについて、かゆいところに手が届くサービスを提供できます。


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